Преимущества электронного документооборота в Украине – пресс-релиз

Электронный документооборот в условиях военного положения стал ключевым способом передачи документов. Логика тут проста – большинство государственных органов продолжили свою работу, но “на удаленке”. То, что раньше было прерогативой небольших IT компаний – легко имплементировалось в государственный сектор. 

Соответственно, предпринимателям также пришлось адаптироваться. Кто-то думает, что ЕДО это только программа для сдачи отчетности в налоговую. Другие же на полную используют весь потенциал M.E.Doc документооборот в своей работе. 

В чем польза ЭДО для предприятия

Если говорить об Украине, то здесь ЭДО полностью легализован и приравнен к аналоговому на законодательном уровне. Почти не осталось сфер деятельности, в которых обязательным было бы использовать бумажные версии документов, отправляемые почтой или курьерами. Как общение с государством, так и юридически корректный обмен документами между юрлицами полностью подкреплен законодательством. 

Экономия средств. Учитывая обстоятельства, выносим экономию средств на первое место. Так как большинству украинских компаний в 2022-2023 годах придется серьезно оптимизировать свои расходы, чтобы выжить – экономия играет важную роль. 

Аналоговый документооборот предполагает использование как минимум:

• Принтера и бумаги

• Расходных материалов, вроде конвертов, марок

• Услуг по доставке – почта и курьеры

• Места для хранения документов

В то же время программы ЭДО, как пример, Медок электронный документооборот, в год обходятся в ту же сумму, что компания со штатом в 50 сотрудников, тратит на аналоговый документооборот в неделю. 

Экономия времени. Подписание документов с помощью электронно-цифровой подписи занимает примерно 1 минуту, включая время на подключение флешки к компьютеру. Обмен документами занимает секунды. В теории, если вы договорились с подрядчиком или клиентом о старте работ – подписание заранее согласованных документов может занять у вас 2 минуты. Тяжело сравнить с подписанием распечатанных аналоговых документов. 

Экономия нервов. Этот нюанс связан сразу с двумя факторами. Первый – вы всегда сможете узнать как и кем подписан тот или иной документ – цифровая подпись уникальна в каждой своей копии и привязана к человеку, которому она выписана. Второй нюанс – это отсутствие проблемы хранения. Когда вам нет необходимости хранить пачки документов с архивом счетов-фактур за 3 года, нет и страха, что за день до проверки со стороны налоговой ваш подвальчик затопит или он сгорит. Все храниться аккуратно на серверах. 

Некоторых предпринимателей пугает переход на электронный документооборот. Оно и понятно – перекладывать бумажки приятно и привычно. Но это и небезопасно и дорого, как мы увидели выше. 

Нынче лучшее, что вы можете для оптимизации своей фирмы, это купить Медок на ukrzvit.ua. Специалисты сервиса смогут даже выехать к вам в офис, чтобы научить сотрудников новым принципам работы и поддерживать их первое время в этом простом и полезном пути.

На правах рекламы